Assistente amministrativo: cosa fa e competenze necessarie
L'assistente amministrativo ha la responsabilità di supportare le attività amministrative e gestionali di un’azienda. Il suo ruolo è fondamentale per garantire l'efficienza operativa dell'organizzazione, in quanto coordina le attività quotidiane, gestisce la documentazione e svolge compiti di segreteria, lavorando a stretto contatto con il management e con i diversi dipartimenti aziendali.
Cosa fa un assistente amministrativo?
Sebbene il suo ruolo vari a seconda del settore e dell’azienda presso cui lavora, le mansioni principali di un assistente amministrativo includono:
- l’archiviazione e la gestione di documenti, pratiche, fatture, contratti e comunicazioni aziendali, la loro organizzazione e conservazione;
- la scrittura e l’invio di e-mail, lettere ufficiali e comunicazioni interne ed esterne, garantendo un flusso di informazioni efficace tra i vari reparti e con i partner o clienti;
- la gestione delle chiamate del comparto organizzativo e l’organizzazione di appuntamenti e riunioni;
- l’emissione e la registrazione di fatture e pagamenti;
- la gestione di piccoli budget;
- la collaborazione con il reparto contabile nella gestione delle finanze aziendali;
- la preparazione di report periodici, presentazioni o documenti richiesti dal management, assicurandosi che i dati siano aggiornati e accurati;
- la gestione dell’inventario d’ufficio.
Le skills principali
Le sue competenze devono essere un mix di skills tecniche e skills trasversali, vediamole nel dettaglio.
Abilità comunicative
La capacità di saper comunicare in modo efficace è una competenza necessaria in quasi tutti i campi. Competenze di comunicazione scritta migliorano la qualità della corrispondenza d'ufficio e possono essere particolarmente utili quando è necessario redigere lettere, discorsi o promemoria per un dirigente. Le capacità verbali sono invece utili quando si hanno conversazioni al telefono o di persona, quando si partecipa a riunioni e si tengono conversazioni con i clienti.
Organizzazione
È importante in ogni luogo di lavoro, specialmente per gli assistenti amministrativi che, spesso, gestiscono contemporaneamente molte attività e informazioni. I professionisti possono infatti essere chiamati a gestire il calendario dei dirigenti e i sistemi gestionali, e devono dunque essere abili nell'archiviazione e nel recupero dei documenti, nella pianificazione, nella delega e nella gestione dell'ufficio.
Time Management
La gestione del tempo ottimale permette di essere puntuali nelle consegne e di pianificare quindi il proprio tempo in modo da poter completare tutti i compiti assegnati. Le doti di Time Management garantiscono dunque puntualità, rispetto delle deadline e assegnazione delle priorità, anche quando sorgono problemi imprevisti.
Problem-solving
Quando cambiano i programmi o sorgono nuove sfide, la capacità di risolvere i problemi è una skill preziosa. Se riesce a essere flessibile, pensare rapidamente e in modo creativo, può risolvere i problemi con facilità. Non solo: chi possiede doti di problem-solving è anche aperto a chiedere aiuto e a collaborare con i membri del team per superare le sfide.
Come diventare assistente amministrativo e quanto si guadagna
Per lavorare come assistente amministrativo la laurea (in Scienze Politiche, Giurisprudenza o Economia) è consigliabile ma non indispensabile. Anche un diploma di ragioneria è sufficiente, in quanto dà accesso alle nozioni di base in tema di diritto, gestione dei documenti, contabilità ed economia.
Fondamentale è però conoscere la normativa vigente relativa alle pratiche amministrative e burocratiche, di aziende private o pubbliche a seconda di dove si svolgerà l’impiego. Inoltre, un buon assistente amministrativo deve padroneggiare la strumentazione disponibile in ufficio e avere quindi buone competenze informatiche.
Aver fatto esperienza come impiegato amministrativo, addetto al back office o al data entry, rappresenta un requisito preferenziale. Infine, lo stipendio di un assistente amministrativo, in Italia, è in media di 1.200 - 1.500 euro al mese (fonte: Glassdoor.it).
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