Come organizzare un
meeting aziendale

Un bravo manager lo sa: pianificare un meeting aziendale è una questione di organizzazione. È necessario pensare a ogni dettaglio, da quando organizzarlo fino all’invio per tempo di avvisi e promemoria.

Il meeting aziendale è un incontro di lavoro che può avere diversi scopi: migliorare i processi lavorativi, fissare obbiettivi di business, aumentare la produttività o rafforzare la collaborazione tra chi lavora a un progetto comune.

Le occasioni in cui organizzarlo sono molteplici: l’ideazione di un nuovo prodotto, l’organizzazione di un evento, l’utilizzo di una nuova tecnologia. O, ancora, per fare il punto della situazione sull’andamento di un’attività.

Meeting di lavoro: i consigli per un’organizzazione perfetta

Se sei l’organizzatore della riunione, assicurati che venga programmata durante un momento della giornata in cui chi deve partecipare sia libero da altri impegni.

Definisci l’ordine del giorno

La prima regola per organizzare un meeting aziendale è non improvvisare.

Una buona comunicazione durante i meeting inizia inoltre con un ordine del giorno chiaro: assicurati quindi di aggiungerne uno quando invii l’agenda, in modo che tutti gli invitati sappiano perché la riunione è stata fissata.

L’ordine del giorno dovrebbe includere anche la location della riunione oppure il link per collegarsi in caso di meeting virtuale.

Invia un’agenda dettagliata

Oltre a condividere agli interessati l’invito al meeting aziendale, invia loro anche un’agenda informativa, una scaletta con tutti i punti importanti che saranno affrontati durante il meeting. Questo è particolarmente utile perché permetterà di perdere meno tempo durante la riunione.

Lo scopo della riunione deve essere chiaro. In questo modo i partecipanti sapranno cosa aspettarsi e come prepararsi.

Oltre all’agenda, il consiglio è quello di comunicare quello che ci si aspetta dai partecipanti. Per farlo, puoi preparare una mail generale oppure delle mail specifiche rivolte ai diretti interessati.

Stabilisci l’orario e seleziona chi invitare

Per organizzare un meeting aziendale è importante scegliere anche un orario che tenga conto delle disponibilità di tutti.

Nel tuo team potrebbero esserci lavoratori part-time, dipendenti pendolari o collaboratori che vivono all’estero e che hanno quindi un diverso fuso orario.

Cerca di trovare un orario che sia il più possibile comodo per tutti. Oltre all’ora di inizio stabilisci anche un’ora di fine riunione in modo che sia chiaro quanto tempo durerà.

Una volta definito l’orario, seleziona i partecipanti che dovranno prendere parte al meeting. Diversi sistemi di calendarizzazione permettono di impostare la voce “obbligatorio” e “facoltativo” così da comunicare ai partecipanti quali figure dovranno partecipare obbligatoriamente alla riunione e quali no.

Assegna dei ruoli ai partecipanti

Infine, se lo ritieni necessario, puoi assegnare ruoli o responsabilità ai partecipanti per migliorare l’efficienza del meeting:

• il leader è generalmente colui che pianifica la riunione ed è il responsabile dell’agenda e di ogni dettaglio che riguarda l’organizzazione del meeting;
• il facilitatore si assicura che il team affronti tutti i punti dell’ordine del giorno e che ciascuno possa prendere la parola e venga ascoltato;
• il recorder è colui che prende appunti durante la riunione, redige il report e lo condivide con gli altri partecipanti;
• il timekeeper regola l'andamento della riunione, assicurandosi che si rimanga entro l'orario programmato e accelerando il ritmo se lo si ritiene opportuno. Inoltre, può gestire apparecchiature o ausili visivi come le lavagne.
• i contributor offrono input alle discussioni e presentano idee tenendo conto dell'ordine del giorno.

Si tratta di un’impostazione tipicamente americana che risulta molto funzionale ai fini di un meeting lavorativo ben organizzato.